Het onderzoek is achter de rug. De auditor heeft zijn bevindingen vastgelegd en je ontvangt een e-mail dat het auditrapport klaarstaat. Maar hoe ga je nu verder?
In de praktijk merken we dat vooral het reageren op afwijkingen vragen oproept. Daarom nemen we je in deze blog mee in het proces en lichten we twee vragen uit het auditrapport verder toe.
Van onderzoek naar auditrapport
Onze auditoren leggen hun bevindingen van zowel de organisatiegerichte onderzoeken als de projectmatige controles vast in EP sys. Bij een projectmatige controle wordt het auditrapport gekoppeld aan de betreffende registratie en het bijbehorende projectdossier.
Zodra een rapport klaarstaat, ontvang je hiervan een melding per e-mail. Je kunt het rapport vervolgens in EP sys bekijken, rechtstreeks reageren op de bevindingen en eventuele aanvullende bewijslast toevoegen aan het betreffende projectdossier.
Een afwijking vastgesteld. Wat nu?
Tijdens een onderzoek kan een auditor een kritieke of niet-kritieke afwijking vaststellen. Afhankelijk van de aard van de afwijking en het type onderzoek gelden verschillende termijnen voor de opvolging. De toepasselijke termijnen staan vermeld in hoofdstuk 7 van de BRL9500-serie.
In de praktijk merken we dat het onderdeel Verweer certificaathouder in het auditrapport regelmatig niet of niet volledig wordt ingevuld. Dit onderdeel bevat twee vragen die we hieronder toelichten:
1. Wat is de omvang van de afwijking?
Met de omvang bedoelen we hoe ver de afwijking zich uitstrekt. Gaat het om een incident, komt dezelfde afwijking op meerdere plaatsen voor of is er sprake van een structurele tekortkoming?
Stel dat tijdens een projectmatige controle bij één woning een afwijking wordt vastgesteld. Dan is het belangrijk om na te gaan of de afwijking alleen bij die woning voorkomt of mogelijk ook bij andere woningen binnen hetzelfde project. Bij een project voor een woningcorporatie kan een afwijking bijvoorbeeld betrekking hebben op meerdere opgenomen en geregistreerde woningen.
Ook bij een organisatiegericht onderzoek kan de omvang verschillen. Een afwijking kan betrekking hebben op een afzonderlijke handeling, maar bijvoorbeeld ook op het ontbreken van een procedure die voor de gehele organisatie van belang is.
Het gaat erom dat je verder kijkt dan alleen de plek waar de auditor de afwijking heeft geconstateerd.
2. Wat zijn de getroffen corrigerende maatregelen?
Bij deze vraag willen we weten wat je hebt gedaan om de geconstateerde fout of tekortkoming te herstellen. Zo’n herstelactie wordt ook wel een correctie of correctiemaatregel genoemd. Een corrigerende maatregel richt zich op de oorzaak van de afwijking met als doel herhaling te voorkomen.
In EP sys wordt gevraagd naar de getroffen corrigerende maatregelen en wat is gedaan om de fout(en) te herstellen. Alleen vermelden dat de afwijking is opgelost, geeft daarom nog niet aan welke maatregelen daadwerkelijk zijn getroffen. Beschrijf concreet wat je hebt gedaan en voeg, waar van toepassing, de bijbehorende onderbouwing en eventuele bewijslast toe.
Eerst aanvullen, dan reageren
Een reactie die we in de praktijk regelmatig tegenkomen is, ‘Ik zal dit toevoegen aan het dossier.’ Dat klinkt als een duidelijke toezegging, maar op het moment van beoordelen is daarmee nog niet aangetoond dat de afwijking daadwerkelijk is hersteld. Het komt voor dat onze auditor de reactie opnieuw beoordeelt, terwijl de aangekondigde bewijsstukken nog niet aan het projectdossier zijn toegevoegd of nog niet zijn doorgezet in EP sys. Daardoor kan de auditor de opvolging niet volledig beoordelen en is aanvullende communicatie nodig.
Ons advies is daarom lees eerst de bevindingen, vul vervolgens het projectdossier aan en reageer tot slot op de openstaande punten.
Van reactie naar beoordeling
Wanneer je jouw reactie en eventuele aanvullende bewijslast hebt aangeleverd, beoordeelt de auditor de opvolging. Daarbij wordt onder andere gekeken naar de geconstateerde afwijking, de omvang ervan en de getroffen maatregelen. Indien nodig kan de auditor om een aanvullende toelichting vragen.
Door je reactie volledig aan te leveren en eventuele bewijsstukken vooraf toe te voegen, voorkom je onnodige vertraging bij de beoordeling.
