Inmiddels hebben verschillende organisaties het toelatingsonderzoek bij Alpha certificering doorlopen. Wat ons opvalt, is hoe verschillende organisaties zo’n onderzoek ingaan. Sommige organisaties hebben zich zo goed mogelijk voorbereid, maar vinden het vooraf lastig om in te schatten wat ze precies kunnen verwachten. Andere organisaties lijken het al jaren te doen: processen zijn helder, verantwoordelijkheden zijn duidelijk en documenten zijn beschikbaar. In de kern komt het neer op vastleggen hoe je werkt en begrijpen waarom je dat op deze wijze doet.

Drie aandachtspunten uit de praktijk

1. De basis is vaak aanwezig, maar de samenhang tussen onderdelen ontbreekt.

Veel organisaties hebben een handboek, procedures en interne controles. Soms ontbreekt de samenhang tussen die onderdelen. Daardoor is het niet altijd duidelijk hoe alles samenkomt in één werkend kwaliteitssysteem.

Een voorbeeld uit de praktijk
Een organisatie had voor nieuwe medewerkers een concreet stappenplan opgesteld, zodat elke opname op dezelfde manier wordt uitgevoerd en duidelijk is welke foto’s onderdeel uitmaken van het projectdossier.

Een praktisch en bruikbaar document. De relatie tussen dit stappenplan en de beschreven werkwijze in het kwaliteitssysteem was alleen niet vastgelegd. Daardoor was de samenhang tussen beide onderdelen niet direct zichtbaar.

2. Processen zijn niet altijd expliciet vastgelegd.

In de praktijk weten medewerkers wat ze moeten doen, maar staat die werkwijze niet altijd duidelijk op papier. Een proces hoeft niet ingewikkeld te zijn. In de kern beschrijft het drie dingen: wat heb je nodig om te starten, welke stappen doorloop je en wat is het resultaat.

3. Rollen en verantwoordelijkheden zijn niet eenduidig.

Wie is waarvoor verantwoordelijk? Als rollen en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn vastgelegd, kan er onduidelijkheid bestaan over de manier waarop het kwaliteitssysteem in de praktijk wordt uitgevoerd. Ook binnen de organisatie zelf kan dat ertoe leiden dat taken blijven liggen of dat niet duidelijk is wie de regie heeft.

Deze drie observaties komen in de kern neer op één vraag: doe je wat je zegt en zeg je wat je doet? En het antwoord op die vraag? Daar kijken wij naar tijdens onze onderzoeken.