Een tijdje geleden sprak ik een ondernemer die nadacht over het certificeren van haar organisatie. Zoals in ieder kennismakingsgesprek bespraken we drie vragen: wie ben je, waar sta je voor en waar wil je naartoe? Natuurlijk vertelde ik ook over Alpha en onze manier van werken.

Twee weken later belde ze enthousiast op: ‘’Ik moet de offerte nog tekenen, maar ik wilde alvast laten weten dat ik met jullie wil samenwerken. Ik ga aan de slag met het kwaliteitshandboek en dan kom ik bij je terug.’’ Daarna werd het stil.

Een maand later vroeg ik me af hoe het met haar ging, hoe haar zomer was, hoe het stond met haar voorbereidingen en of ze inmiddels al een datum op het oog had voor het toelatingsonderzoek. Ze vertelde dat ze bezig was met haar kwaliteitshandboek en tijdens dat proces tot een interessant inzicht was gekomen.

Ze dacht dat ze haar bedrijfsvoering goed had ingericht. Voor een bepaalde periode was dat ook zo. Maar kwaliteitsborging vraagt om het voortdurend doorlopen van de plan-do-check-act cyclus. Door haar werkwijze stap voor stap tegen het licht te houden en op papier te zetten, zag ze ineens waar processen niet meer helemaal aansloten of beter konden.

Uiteindelijk had ze een groot deel van haar bedrijfsvoering opnieuw ingericht. Toen ze dat vertelde, werd ik enthousiast: ‘’Dat is precies waar kwaliteitsborging over gaat.’’ Voor veel mensen begint certificering met iets wat vooral moet: een kwaliteitshandboek maken, procedures vastleggen en documenten verzamelen. Het risico is dat het kwaliteitssysteem daardoor vooral iets op papier wordt, terwijl het juist moet aansluiten op de dagelijkse praktijk.

Certificeren draait uiteindelijk om een eenvoudige kernvraag: doe je wat je zegt en zeg je wat je doet?

Hoe bereid je je daarop voor? We nemen je mee in vijf stappen.

1) Verdiep je in wat er van je organisatie wordt gevraagd.

Begin bij de eisen die voor jouw organisatie gelden. Deze zijn vastgelegd in de BRL9500. Welke eisen zijn van toepassing? Wat moet je binnen je organisatie hebben ingericht? Wat moet je vastleggen? Hoe borg je dat? En hoe verhouden deze eisen zich tot de manier waarop je nu al werkt?

Het doel is niet om de beoordelingsrichtlijn uit je hoofd te leren. Het gaat erom dat je begrijpt wat de eisen voor jouw organisatie betekenen en hoe je daar in de praktijk invulling aangeeft.

2) Breng in kaart wat je al doet

Begin vervolgens niet direct met het schrijven van allerlei nieuwe procedures. Kijk eerst naar je bestaande organisatie.

Hoe werken jullie nu? Wie doet wat? Waar vinden controles plaats? Wat gebeurt er als iets niet goed gaat? Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Waarschijnlijk doe je al veel van wat nodig is. Door je bestaande werkwijze eerst in kaart te brengen, zie je ook waar nog iets ontbreekt of beter kan.

3) Leg je werkwijze vast

Vervolgens kun je je processen vastleggen. Een proces kun je in de kern terugbrengen tot drie onderdelen: input, stappen en output. Wat heb je nodig om te beginnen, welke stappen doorloop je en wat moet het resultaat zijn? Door processen op die manier te bekijken, wordt het eenvoudiger om je werkwijze op papier te zetten.

Je kwaliteitshandboek moet uiteindelijk passen bij jouw organisatie. Een prachtig handboek waarin alles tot in detail is beschreven, maar waar niemand in de dagelijkse praktijk naar handelt, heeft weinig waarde.

4) Controleer papier versus praktijk

Als je processen eenmaal zijn vastgelegd, volgt misschien wel de belangrijkste controle: werken we ook echt zoals we hebben opgeschreven?  Een procedure kan op papier kloppen, maar het gaat ook om de toepassing ervan in de praktijk.

Zie je tijdens de controle dat papier en praktijk niet overeenkomen? Dan heb je iets gevonden waar je vóór het toelatingsonderzoek nog mee aan de slag kunt.

5) Wacht niet tot alles perfect voelt

Er komt een moment waarop je moet stoppen met voorbereiden en een datum voor het toelatingsonderzoek moet plannen. Het hoeft niet perfect te voelen voordat je een datum plant, maar dat is iets anders dan onvoorbereid aan het onderzoek beginnen. Voor sommige ondernemers helpt het juist om die afspraak alvast te maken, zodat er een concreet moment is om naartoe te werken.

Doe je wat je zegt?

Het hoeft niet ingewikkelder te zijn dan nodig, maar het moet wel kloppen.