Het toelatingsonderzoek heeft als doel vast te stellen of een organisatie voldoet aan de geldende eisen. Voor een BRL9500-certificering volgen deze eisen uit het certificatieschema BRL9500 en de toepasselijke ISSO-opnameprotocollen.

Het certificatieschema is erop gericht de kwaliteit, controleerbaarheid en reproduceerbaarheid van energieprestatierapporten en maatwerkadviezen binnen het stelsel te borgen.

Een veelgehoorde vraag is: ‘wat gebeurt er eigenlijk tijdens zo’n toelatingsonderzoek?’

Wat houdt het toelatingsonderzoek in?

Tijdens het toelatingsonderzoek beoordelen onze auditoren of jouw organisatie voldoet aan de eisen om als certificaathouder aan de slag te gaan. Het onderzoek bestaat uit twee onderdelen, namelijk: een organisatiegericht onderzoek en projectmatige controles.

Tijdens het organisatiegerichte onderzoek wordt beoordeeld of jouw organisatie voldoet aan de eisen uit hoofdstuk 3,4,5 en 6 van de betreffende BRL9500. Bij projectmatige controles worden per sub-deelgebied ten minste twee energieprestatierapporten beoordeeld aan de hand van de eisen uit hoofdstuk 3 en 4 en ook de betreffende ISSO-publicatie.

In deze blog nemen we je in vijf stappen mee door het toelatingsonderzoek.

1. Voorbereiding

Voordat het toelatingsonderzoek kan plaatsvinden, moet je organisatie zijn voorbereid op de beoordeling. Het kwaliteitssysteem wordt ingericht, de benodigde documenten worden opgesteld en projectdossiers worden klaargemaakt.

Hoeveel voorbereiding daarvoor nodig is, verschilt per organisatie. Sommige organisaties zijn hier al voor de aanvraag uitgebreid mee bezig geweest, terwijl andere na de acceptatie van de offerte nog moeten beginnen.

Vooraf stemmen we samen af welke planning in jouw geval realistisch is.

2. Documentenbeoordeling

Voorafgaand aan het kantooronderzoek neemt  de auditor het kwaliteitshandboek en de aangeleverde projectdossiers door. Daarbij beoordeelt de auditor welke onderdelen tijdens het onderzoek nader moeten worden bekeken of besproken.

3. Organisatiegericht onderzoek en projectmatige controles

Tijdens het organisatiegericht onderzoek beoordeelt de auditor hoe het kwaliteitssysteem binnen jouw organisatie is gericht en in de praktijk wordt toegepast. Daarbij kan de auditor bijvoorbeeld een bewijs van vakbekwaamheid opvragen, interne auditrapporten bekijken of doorvragen over de inrichting van bepaalde processen.

Daarnaast vinden de projectgerichte controles plaats. Bij een controle in het werk gaat de auditor samen met een vertegenwoordiger van de organisatie naar de betreffende locatie(s). Dossieraudits kunnen voorafgaand aan of rondom het kantooronderzoek worden uitgevoerd.

De combinatie van deze onderzoeken geeft de auditor inzicht in zowel de inrichting van het kwaliteitssysteem als de toepassing daarvan in de praktijk.

4. Bevindingen en opvolging

De auditor legt zijn bevindingen van het onderzoek vast in het auditrapport in EP sys. Bij een projectgericht onderzoek wordt het auditrapport gekoppeld aan het betreffende projectdossier. Zodra een auditrapport klaarstaat, ontvang je daarvan per mail een melding. Je kunt rechtstreeks in het rapport reageren en eventuele aanvullende bewijslast aan het projectdossier toevoegen.

Wordt tijdens het onderzoek een kritieke afwijking vastgesteld? Dan moeten de corrigerende maatregelen binnen een maand schriftelijk worden aangeleverd. Voor een niet-kritieke afwijking tijdens het toelatingsonderzoek geldt een termijn van drie maanden. Als de reactie ontvangen is, beoordeelt de auditor de reactie, de eventuele aanvullende onderbouwing en de corrigerende maatregelen.

Nadat de opvolging is beoordeeld en het onderzoek is afgerond, wordt het dossier gereviewd. Vervolgens gaat het dossier naar de certificatiebeslisser.

5. Besluitvorming

De certificatiebeslisser beoordeelt het dossier en neemt onafhankelijk van de uitvoering van het onderzoek de certificatiebeslissing. Voldoet jouw organisatie aan de gestelde eisen en wordt besloten tot certificering? Dan ontvang je de certificatieovereenkomst ter ondertekening.

Na ontvangst van de ondertekende certificatieovereenkomst worden de digitale certificaten afgegeven en melden we jouw organisatie aan bij de relevante organisaties waaronder InstallQ en RVO.

Vanaf dat moment mag jouw organisatie zich certificaathouder noemen. En dan begint het pas. Vanaf dat moment is jouw organisatie verantwoordelijk voor het blijvend voldoen aan de eisen die aan certificaathouders worden gesteld.

In onze volgende blog delen we wat ons tijdens de toelatingsonderzoeken in de praktijk opvalt.